Beitragsbild Überblick und Transparenz aller Projekte im Unternehmen III

Überblick und Transparenz aller Projekte im Unternehmen I

Wie Multiprojektmanagement für klare Sicht sorgt

Mittlerweile weht ein Hauch von Déjà-vu durch diese Zeilen, wenn er schon wieder ins Rampenlicht gezerrt wird: der neue Berliner Flughafen. Allerdings ist und bleibt dieses Großprojekt vor den Toren der Hauptstadt ein beeindruckendes und vor allem gut dokumentiertes Beispiel für unzureichende Planung und miserables Projektmanagement.

Wenn Sie sich daher die Mühe machen und einmal nach „berliner flughafen fehler“ oder ähnlichen Begriffen googeln, werden Sie auf Artikel um Artikel zahlreicher großer und kleiner Medienhäuser stoßen, in denen immer wieder ein wichtiges Schlagwort fällt: mangelnde Transparenz.

Mangelnde Transparenz war ursächlich für die Kostenexplosion des Projektes, mangelnde Transparenz führte zu massiven Verzögerungen des Bauvorhabens, mangelnde Transparenz sorgte dafür, dass unzählige Einzelteile, wie etwa die Entrauchungsanlage, sich nicht zu einem großen Ganzen zusammenfügen wollten.

Transparenz – also die zeitnahe Bereitstellung aller wesentlichen Informationen, die reibungslose Kommunikation zwischen allen Verantwortlichen und die Wahrung der Übersicht über Fortschritt, Ressourcenstand und mögliche Schwierigkeiten – ist für den Projekterfolg anscheinend absolut ausschlaggebend.

Wie Sie in Ihrem eigenen Unternehmen also den Überblick über alle laufenden Projekte bewahren und für ausreichende Transparenz sorgen, damit beschäftigt sich unser erster Beitrag der Reihe ‚Überblick und Transparenz aller Projekte im Unternehmen‘.

Die Kontrolle behalten: Was ist Multiprojektmanagement?

Eines der wichtigsten Werkzeuge für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten ist das sogenannte Multiprojektmanagement. Und um einem typischen Missverständnis direkt entgegenzuwirken: Multiprojektmanagement bedeutet nicht, die Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig! Das wäre Mehrprojektmanagement.

„Moment!“, mag manch einer nun einwerfen. „Die Vorsilbe Multi bedeutet laut Duden viel oder mehrfach. Das macht doch keinen Sinn!“ Doch, tut es. Denn im exakten, meist wissenschaftlichen Sprachgebrauch bedeutet multi, dass sich viele unterschiedliche Dinge mehrfach auf eine einzige Sache beziehen.

Ist von einem Multimillionär die Rede, gibt es nicht viele kleine reiche Menschen, sondern eine einzige Person, die jede Menge Geld hat. Eine multimediale Werbekampagne bewirbt ein und dasselbe Produkt auf den unterschiedlichsten Kanälen. Und das Multimeter eines Elektrikers misst nicht zahlreiche Schaltungen, sondern verschiedenste Werte eines einzigen Stromkreises.

Vor allem mit Letzterem lässt sich das Multiprojektmanagement sehr gut vergleichen: im Grunde ist es ein Werkzeug, dass die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten in unterschiedliche Bereiche aufteilt, nämlich Projektportfoliomanagement, Ressourcenmanagement, Kapazitätsmanagement und Projektmanagement. Und genau wie das Multimeter des Elektrikers liest jeder Bereich andere Kennzahlen aus und stellt sie den Entscheidungsträgern zur Verfügung.

Gleichzeitig ist jede Abteilung für unterschiedliche Aspekte des Projektes verantwortlich – zum einen auf strategischer zum anderen auf operativer Ebene. Im nächsten Artikel gehen wir hier noch tiefer ins Detail und betrachten Funktion und Aufgaben der vier Bereiche genauer. Für den Moment sollten Sie nur im Hinterkopf behalten, dass Multiprojektmanagement maßgeblich zur Effizienz und Effektivität bei der Durchführung Ihrer Projekte beiträgt. Bleibt aber immer noch die Frage, wie es Ihnen die nötige Transparenz garantiert?

Die totale Übersicht: Multiprojektmanagement und Transparenz

Im Wesentlichen sind es vier besondere Bestandteile des Multiprojektmanagements, die es Ihnen erlauben, nicht die gleichen Fehler zu begehen, wie die Macher des BER. Denn welchem Unternehmen steht schon der Sinn nach einem Vielfachen der prognostizierten Kosten und jahrelangen Verzögerungen? Diese Bestandteile sind im Detail:

  • Eine objektive Priorisierung: Nicht jedem Projekt oder Programm kommt zu einem ausgewählten Zeitpunkt die gleiche Bedeutung zu. Multiprojektmanagement liefert Ihnen wesentliche Kennzahlen dazu, welches Projekt momentan die höchste Priorität genießt. Ihr Produktportfoliomanagement kümmert sich anhand dieser Werte dann um eine sinnvolle Einordnung Ihrer diversen Vorhaben. Am Berliner Flughafen hätte eine objektive Priorisierung beispielsweise dafür gesorgt, dass die Entrauchungsanlage funktioniert, bevor die Maler sämtliche Decken gestrichen haben.
  • Effiziente Ressourcenplanung: Wenn die Priorisierung Ihrer Projekte eindeutig ist, dann fällt es Ihrem Ressourcenmanagement natürlich einfach, diesen alle verfügbaren Mittel möglichst effizient zuzuweisen. Das bedeutet zum einen natürlich, dass Ressourcen nicht unnötig brachliegen. Zum anderen stellen Sie gleichzeitig sicher, ressourcenschonend zu arbeiten. So setzen Sie ihren besten ITler etwa ganz gezielt auf das schwierigste und wichtigste Softwareprojekt an, während die kleineren Aufgaben von Mitarbeitern mit weniger Erfahrung begleitet werden.
  • Transparenz über alle Level: Die differenzierte Aufgabenteilung des Multiprojektmanagements ermöglicht eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen jeden erfolgreichen Projektes: effiziente Kommunikation. Sämtliche Informationen und ausschlaggebenden Kennzahlen werden gezielt gesammelt, aufbereitet und an die wesentlichen Entscheidungsträger weitergeleitet. Die Arbeitsaufteilung auf verschiedene Abteilungen garantiert dabei, dass jedes Projektmitglied über seine Zuständigkeit genau Bescheid weiß und seinen Aufgabenbereich kennt. Damit geht kein Quantum an Wissen verloren.
    Insgesamt bedeutet dieses hohe Maß an Informationsgewinnung natürlich größtmögliche Transparenz – von der obersten Führungsebene bis hin zum Mitarbeiter an der Werkbank weiß jeder genau, wie sein nächster Schritt auszusehen hat, um das Projekt ins Ziel zu bringen.
  • Effektive Entscheidungsfähigkeit: Zuletzt ermöglicht Multiprojektmanagement die bestmögliche strategische Planung Ihrer Projekte auf lange Sicht. Denn wo Klarheit über Priorität, Ressourcenlage und Fortschritt aller momentan laufenden Agenda herrscht, sind auch die nächsten logischen Schritte offensichtlich. Welche Projekte kann ich schieben? Welche kann ich auf die Überholspur bringen? Welche Projekte muss ich gar stoppen? Die Beantwortung dieser so häufig maßgeblichen Fragen wird dank Multiprojektmanagement vielleicht nicht zum Kinderspiel, aber doch wesentlich einfacher. So hätte die Eröffnungsfeier des BER wohl nicht immer wieder kurzfristig verschoben werden müssen, wären dort die Werkzeuge des Multiprojektmanagements zum Einsatz gekommen.

Behalten Sie den Durchblick

Ohne die nötige Transparenz ist ein Projekt zwar nicht unbedingt zum Scheitern verurteilt. Auch in Berlin – und ich verspreche Ihnen, es ist das letzte Mal, dass ich in diesem Beitrag über ihn rede – wurden irgendwann tatsächlich die Tore des Hauptstadtflughafens eröffnet. Aber wenn Ihnen effiziente Ressourcennutzung, Planbarkeit, Übersicht und damit Kostenersparnis und ein termingerechter Abschluss Ihrer Projekte am Herzen liegen, führt an Transparenz und damit Multiprojektmanagement kein Weg vorbei.

Daher tauche ich mit Ihnen gerne noch tiefer in die Materie ein. Gerne persönlich auf einer meiner nächsten Veranstaltungen. Oder – im Interesse von Zeit und Effizienz und im Angesicht der momentanen Lage – auch in meinen Kurzseminaren im Onlineformat. Alternativ können Sie natürlich auch den nächsten Beitrag unserer Reihe ‚Überblick und Transparenz aller Projekte im Unternehmen‘ lesen, in dem wir noch näher auf das Multiprojektmanagement eingehen und uns insbesondere mit Funktion und Inhalten des strategischen und operativen Projektmanagements auseinandersetzen. In jedem Fall freue ich mich auf unser Wiederlesen.

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