Effizientes Projektmanagement II

Von Projekten, die gar keine sind

Im ersten Teil unserer Reihe Effizientes Projektmanagement haben wir darüber gesprochen, dass ein Unternehmen sich mit einer ganz bestimmten Art Herausforderung konfrontiert sehen muss, um überhaupt von der Arbeit eines Projektmanagers profitieren zu können.

Als kurze Gedächtnisstütze: Ihre betriebliche Situation ist hervorragend, Ihre Auftragsbücher sind gut gefüllt. Zu gut, möchte man sagen, denn Sie sehen sich außerstande, alle Kundenanfragen abzuarbeiten. Es fehlt an Ressourcen, seien es Mitarbeiter, Maschinen oder einfach das nötige Fachwissen. Ergo möchten Sie expandieren und stoßen damit – womöglich – ein Projekt an, bei dem ein Projektmanager Sie mit seiner Expertise unterstützen kann.

Womöglich? Ist nicht jede Form von Expansion ein Projekt? Darüber ließe sich vortrefflich streiten, allerdings geht es hier nicht um semantische Feinheiten. Vielmehr steht die Frage im Mittelpunkt, wann Sie von der Unterstützung durch einen Projektmanager tatsächlich profitieren. Denn tatsächlich ist unsere Arbeit nicht bei jedem betrieblichen Problem erforderlich – selbst wenn es den genannten Merkmalen entspricht. 

Wann ein Projekt tatsächlich ein Projekt ist – ein Kriterienkatalog

Natürlich stellt sich jetzt die Frage, wann es überhaupt sinnvoll ist, einen Projektmanager an Bord zu holen. Die Antwort darauf ist ziemlich einfach: Immer dann, wenn Sie zur Beseitigung Ihrer Schwierigkeiten tatsächlich ein Projekt aus der Taufe heben.

Und wann spricht der Projektmanager von einem Projekt? Immer dann, wenn es die folgenden Kriterien erfüllt:

1. Es ist einmalig: „Einmalig“ bedeutet hier natürlich nicht, dass Sie der erste Mensch der Geschichte sind, der sich einem bestimmten Problem stellt – weltweit wurden bereits hunderte Flughäfen errichtet, trotzdem handelte es sich beim Bau jedes einzelnen von ihnen um ein Projekt. 
   Vielmehr bedeutet es, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich mit einer Herausforderung konfrontiert sehen, die keinesfalls zu Ihrem betrieblichen Alltag gehört und die so schnell nicht wiederkehren wird. Ein Projekt ist für alle Beteiligten also eine unbekannte – eben einmalige – Situation.
2. Es ist risikobehaftet: Die Umsetzung eines Projektes ist grundsätzlich mit Risiken verbunden. Welche das sind, hängt immer von der Art Ihres Projektes ab. Planen Sie, in 80 Tagen um die Welt zu reisen, riskieren Sie,Ihren Anschlusszug in Bombay zu verpassen. Möchten Sie den Mount Everest besteigen, setzen Sie womöglich Ihr Leben aufs Spiel.
   In der nicht ganz so martialischen Geschäftswelt sind die Risiken natürlich meist finanzieller Natur. Misslingt eine geplante Expansion, verstreicht bestenfalls die Chance auf betriebliches Wachstum. Schlimmstenfalls werden Millionen Euro in den Sand gesetzt und es droht der Konkurs.
3. Es ist komplex: Ein Problem, das Sie durch eine halbe Stunde intensiven Nachdenkens selbst aus der Welt schaffen können, erfordert sicher nicht, einen Projektmanager hinzuzuziehen. Wenn Sie sich allerdings in einer Situation wiederfinden, in der Sie nicht einmal sicher sind, wie der erste sinnvolle Schritt aussieht, gestaltet sich die Lage anders.
   Nicht umsonst besteht die erste Maßnahme meiner Tätigkeit als Projektmanager immer in der Entwicklung eines individuellen Projekt- und Komplexitätsfilters. Denn erst, wenn ich mir einen vollständigen Überblick über Art und Umfang der zu lösenden Probleme gemacht habe, kann ich wirklich mit meiner Arbeit beginnen.

Projekt und Prozess – eine kurze Erläuterung
Ein echtes Projekt ist also immer ein komplexer, riskanter, einmaliger Vorgang – und um genau diesen erfolgreich abzuschließen, wurden die Werkzeuge des Projektmanagements entwickelt.

Einfache, lineare Abläufe kennen wir im Projektmanagement dagegen als Prozess. Für die Optimierung eines einzelnen Prozesses brauchen Sie in der Regel keinen Projektmanager.

Allerdings besteht jedes Projekt aus einer Vielzahl verschiedener Prozesse. Diese sind dabei voneinander abhängig, bedingen sich gegenseitig und ticken erst dann so sauber wie ein Schweizer Uhrwerk, wenn jeder einzelne von ihnen perfektioniert wurde. 

Diese Verflechtung von Prozessen ist es, was eine Aufgabe erst zu einem Projekt macht. Prozessmanagement ist daher immer ein Baustein des Projektmanagements – allerdings nur einer von vielen.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – ein illustrierendes Beispiel
Um den Unterschied zwischen Projekt und Nicht-Projekt abschließend zu veranschaulichen: 

Eine Pizzeria, deren Lieferfahrten sich in den letzten Wochen vervielfacht haben und die sich außerstande sieht, alle Bestellungen frisch und heiß bei ihren Kunden abzugeben, erfüllt zwar die Kriterien des im vorangegangenen Beitrag genannten Problems. Um dieses aus der Welt zu schaffen, muss sie allerdings keinen Projektmanager hinzuziehen. Denn die Lösung desselbigen ist banal: Einen zusätzlichen Fahrer einstellen und den Fuhrpark um ein zusätzliches Fahrzeug erweitern. Für ein echtes Projekt fehlt die Komplexität; im Grunde handelt es sich um einen einfachen Prozess.

Bei einer gutgehenden kleinen Brauerei allerdings, die nicht mehr nur die lokalen Gaststätten beliefern, sondern zukünftig überregional agieren möchte, sieht sich mit ganz anderen Herausforderungen konfrontiert. Hier müssen nicht nur Produktions- und Lieferkapazitäten deutlich erweitert werden, auch Kundendienst, Vertrieb und Marketing wollen bedacht sein. Intern müssen außerdem Abläufe optimiert und sämtliche Strukturen, von Personal bis IT, an die neue Größe angepasst werden. Hierbei handelt es sich eindeutig um ein Projekt – und ein Projektmanager sollte keinesfalls fehlen.

Was tun, sprach Zeus – ein Ausblick

Wenn Sie sich und Ihr Unternehmen einer einmaligen, komplexen und riskanten Herausforderung gegenübersehen, dann stehen die Chancen gut, dass Sie aus meiner Arbeit als Projektmanager einen großen Nutzen ziehen können. Wie dieser aussehen kann und wie ich im Detail vorgehe, erkläre ich Ihnen gerne in einer individuellen Beratung.

Was bleibt ist die Frage, wie effizientes Projektmanagement nun eigentlich aussieht. Schließlich haben sich im Laufe der Jahre unzählige Methoden etabliert, die zu ihrer Zeit häufig als der Projektweisheit letzter Schluss angepriesen wurden.

Ob sie nun Agil heißen, Scrum oder Kanban – welche für Sie die richtige ist und warum keine von ihnen die bestmögliche Lösung darstellt, soll hier noch nicht verraten werden. Denn davon erzähle ich in meinem nächsten Beitrag meiner Reihe Effizientes Projektmanagement. Bis dahin freue ich mich auf unser Wiederlesen.